株主総会は総務にとって1年を通して最大の山場であり、事前の念入りな準備を行うことで、株主総会を成功させることができます。
今回は株主総会の準備期間と流れ、株主総会のお土産の選び方をご紹介いたします。
株主総会で準備するものとは？
株主総会の準備期間は、決算日より3ヶ月以内に行います。
例えば３月決算の会社の場合は6月末が期限となり、株主総会での議論が翌日に持ち越される場合に備えて、6月最終営業日の前の営業日を締め切りと考えるようにしましょう。
株主総会の準備期間のスケジュールは以下の通りになります。
1. 計算書類や事業報告・附属明細書などの作成
2. 監査役に計算書などを提出し、監査役は4週間以内に取締役に監査報告を行う
3. 監査役が監査報告書を取締役に提出する
4. 取締役会でこれまでの書類の承認決議を行う
5. 取締役会と併せて株主総会の招集決議を行う。株主総会の日時や場所・当日の議案を決める
6. 承認された計算書類を本店へ備え置く（株主総会の14日前から5年間）
7. 株主総会収集通知を行う
8. 株主総会の開催日を迎える
株主総会の開催日をゴールとして、ゴールから逆算してスケジュールを立てましょう。
株主総会当日までに行うリハーサルはできれば2回行うようにし、1回目のリハーサルで修正すべき点を明確にしてから、2回目のリハーサルを行うようにすることで、株主に満足してもらえる株主総会にすることができます。
株主総会のお土産の選び方
株主総会は年に一度個人株主にもお会いできる貴重な場となります。
ここ数年間で株主総会のお土産を廃止する動きが市場全体に見られていますが、株主の多くは株主総会のお土産を楽しみにしているという方が多いので、株主総会ではお土産を用意したほうが良いでしょう。
株主総会のお土産の選び方は、株主が受け取って嬉しいと感じる実用的で荷物にならないものがおすすめです。
例えば自社製品の詰め合わせをはじめ、それにあわせて会社のロゴや社名が名入れされた掛け時計・置き時計などインテリアとして長く飾れるものや、タンブラー、食器やフライパンなど毎日の食事作りに使えるキッチン用品などもおすすめです。
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いかがでしたか？
「株主総会の準備を任されたけどどうしよう？」と悩んだら、、ぜひご参考になさってください。
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